10 Voordelen van Prognotice

1. Condities en inspecties op basis van NEN 2767

De conditiemeting volgens de NEN 2767 is in toenemende mate een kans voor adviseurs, aannemers en eigenaren van vastgoed. Er kan met behulp van deze methode een prestatie worden afgesproken die door een onafhankelijke partij beoordeeld zal worden. Binnen het prestatiecontract is het essentieel te voldoen aan de vraag van de klant. U wilt niet te veel, maar zeker ook niet te weinig doen.

De NEN helpt bij het maken van deze keuzes met de zogenaamde gebrekenlijsten. Prognotice laat u aan de hand van deze gebrekenlijst exact zien wat er gebeurt met de conditiescore wanneer u een gebrek oplost. Zo kunt u voor uw klanten de consequenties van uw keuzes helder in beeld brengen.

2. Meer inzicht in de kosten voor u én uw opdrachtgever

Om een betrouwbare tussenrapportage te kunnen geven aan uw management of uw klanten, is het essentieel dat u snel overzichten kunt vervaardigen. Deze rapportages op basis van subtotalen en samenvattingen zijn op vele niveaus te maken:

• Project
• Gebouw
• Ruimte
• Hoofdelement
• Component
• Onderhoudssoort
• Kostensoort
• Conditie

Prognotice beantwoordt, mede door het prijzen van elke onderhoudsbeurt in het jaar, alle vragen van uw management en klanten!

3. Eenvoudig indexeren van contracten

Het is aan u om afspraken te maken met uw opdrachtgever hoe de financiële rapportage eruit moet zien. Prognotice ondersteunt netto contante waarde zodat u inzichtelijk heeft hoe de kosten zich naar de toekomst toe ontwikkelen en welk bedrag dit vandaag de dag vertegenwoordigt.

4. Historische gegevens compleet en inzichtelijk

Stelt u zich eens voor dat uw (interne) klant de vraag stelt waarom de werkelijke kosten afwijken van de budgetten uit het meerjarenonderhoudsplan. Dan grijpt u graag terug op de originele afspraken. Progotice zorgt ervoor dat deze historie voorhanden blijft, dat zorgt voor een zeer betrouwbare indruk bij uw klanten.

Door te leren van het verleden bouwt u in uw Prognotice kennis op welke u helpt in de toekomst nog betere MJOP's op te stellen. Het is mogelijk om alle ingevoerde projecten te analyseren, en hieruit een nieuwe kostenkengetallendatabase op te stellen.

5. Kosten; meer dan alleen onderhoud en vervangingen

Een meerjarenonderhoudsplan bestaat uit meer dan alleen de kosten voor het onderhouden en vervangen van de benoemde elementen in een gebouw. Het vastleggen van de zogenaamde staartkosten is eenvoudig, maar zeer noodzakelijk om uw klanten een juist beeld te geven. Zo biedt Prognotice de mogelijkheid om stafdiensten, btw en posten onvoorzien op te nemen. Dit kunnen absolute bedragen zijn, maar ook percentages van (sub)totalen.

Wanneer u werkt met Prognotice komen uw klanten niet voor verrassingen te staan. Ook is het is mogelijk een open begroting op te stellen, waarbij de staartkosten evenredig worden verdeeld over de uit te voeren taken.

6. Kosten inzichtelijk per onderhoudsbeurt

Om installaties of bouwdelen in een gebouw op de juiste manier te onderhouden bestaan de taken in veel gevallen uit meerdere onderhoudsbeurten aan hetzelfde element (cycli). Vanuit onze ervaring weten we dat van de voorgenomen werkzaamheden in een jaar slechts 60% wordt uitgevoerd.

Prognotice ondersteunt het prijzen van de afzonderlijke werkzaamheden waardoor u of uw klant altijd een betrouwbaar beeld heeft. Dat geldt voor hetzelfde jaar waar de kosten lager uitvallen als voor het volgende jaar waar de niet uitgevoerde werkzaamheden zullen worden opgenomen. Prognotice geeft inzicht zodat u een de juiste keuzes kunt maken.

7. Met Prognotice behoudt u het overzicht

Met het opstellen van een meerjarenplan zetten we de werkzaamheden en de kosten in de tijd uit. Onze ervaring leert dat gemiddeld 60% van de ingeplande werkzaamheden worden uitgevoerd. Het niet uitvoeren van werkzaamheden heeft verschillende oorzaken, die u niet altijd in de hand heeft. We leven immers niet in een ideale wereld. Als iets niet wordt uitgevoerd, heeft dat vaak verschillende oorzaken bij u of uw (interne) opdrachtgever.

Vanzelfsprekend staan de werkzaamheden benoemd omdat ze noodzakelijk zijn. Het heeft dus verregaande consequenties in jaarplannen en budgetten als bepaalde werkzaamheden om wat voor reden dan ook niet uitgevoerd kunnen worden.

Dat is naar onze mening de essentie van een meerjarenplan: de dynamiek (lees: wijzigingen) van het huidige jaar vertalen naar de rest van de onderhoudsperiode. Prognotice heeft veel aandacht besteed aan het jaarplan. In het jaarplan verwerken we exact wat er wel en niet wordt uitgevoerd, waarvoor offertes zijn aangevraagd en waarvoor al definitieve opdrachten zijn verstrekt.

Prognotice ondersteunt u zo in een zeer actueel inzicht in de lopende werkzaamheden en geeft u een beeld over de consequenties voor de periode daarna.

8. Koppel eenvoudig foto's aan het juiste element

Het lijkt een heel karwei om na uw inspectie de juiste foto met het juiste element te koppelen. Als u echter gebruik maakt van de fotoboek-module van Prognotice worden de afbeeldingen geheel automatisch opgeslagen bij het juiste dossier en element.

Na de opname worden bestanden met elkaar gesynchroniseerd en waar nodig de foto's handmatig versleept. De ervaring leert dat ruim 90% van de foto's direct na synchroniseren op de juiste plaats staan, dat scheelt kostbare tijd en vervelend uitzoekwerk!

9. Een betrouwbaar meerjarenplan met Prognotice; voor iedereen begrijpelijk

Prognotice maakt gebruik van een aantal structuren om een uniform meerjarenplan op te kunnen stellen. Door gebruik te maken van landelijke standaarden zijn de meerjarenplannen voor iedereen in uw branche eenvoudig te lezen en interpreteren.

9.1  Elementen coderen
Het vastleggen van de elementen van een gebouw gaat volgens de NL/SfB-codering of de STABU-codering. Vanzelfsprekend mag u ook uw eigen codering inlezen.

9.2  Tijden voor werkzaamheden
Prognotice biedt de mogelijkheid om gebruik te maken van de data van bijvoorbeeld Casadata en Reed Business heeft een samenwerking met een aantal leveranciers van deze data. Daarvan zijn CasaData en Reed Business de bekendste. Daarnaast heeft Prognotice de unieke mogelijkheid om uw eigen kostenkengetallen database in te lezen in de software. Zo kunt u blijven werken met de door u, in de loop der jaren zorgvuldig opgebouwde kengetallen. Vele van onze klanten kiezen voor de laatste optie. Prognotice voorziet in handige tools om deze eigen kengetallen eenvoudig te onderhouden. Wanneer u kiest voor het gebruik van de kengetallen-databases van derden, dan leest Prognotice periodiek deze data in. De gegevens staan direct tot uw beschikking en u hoeft niet via internet elk normgetal op te halen van de site van de diverse commerciële aanbieders.

9.3  Kosten voor vervangen
Prognotice beschikt over de vervangingscycli en de kosten van het element dat moet worden vervangen. Prognotice rekent volgens de methode en kengetallen van de NEN 2767.

10. Rapporteren

Het gaat er u natuurlijk om de meerjarenplannen eenvoudig op te stellen en te kunnen presenteren naar wens van uw (interne) opdrachtgever. Dat kan van een eenvoudige balkenplanning tot een volledige rapportage in Word. Daarin wordt per element beschreven wat de gebreken zijn en wat de mogelijk oplossingen zijn, inclusief een foto van de gebreken en het element.

In onze 18 jaar ervaring hebben wij onze klanten altijd het rapport kunnen geven waar de opdrachtgever om vraagt. Heeft u een nieuwe uitdaging voor ons?