Onderhoudsrapport maken voor vastgoed
Onderhoudsrapport of meerjarenonderhoudsplan voor vastgoed: maakt u het al? Opdrachtgevers (vastgoedeigenaren) vragen steeds vaker om een onderhoudsrapport. En zelf wilt u als onderhoudsbedrijf waarschijnlijk ook meer inzicht en beter kunnen plannen. Zodat u efficiënter kunt werken en uw schaarse arbeidskrachten optimaal in kunt zetten. Wat is de beste en makkelijkste manier voor het maken van een onderhoudsrapport?
Onderhoudsrapport: Excel of software?
Excel is een mooie, flexibele (en gratis) tool om een onderhoudsrapport mee te maken. Maakt u maar af en toe een onderhoudsrapport, dan kunt u met Excel prima vooruit. Als het vaker voorkomt, dan loopt u met Excel op den duur tegen problemen aan. Misschien ervaart u het zelf ook al met een onderhoudsrapport in Excel. De collega die het bouwde weet precies hoe het bestand werkt, welke formules erin staan en wat de laatste versie van het onderhoudsrapport is. Niemand anders in uw bedrijf kan er echter mee overweg zonder grote kans op fouten.
Software biedt dan uitkomst. Het grote voordeel van software voor het maken van een onderhoudsrapport is dat alle data die u nodig heeft al in het systeem staat. Uw medewerkers hoeven dus niet steeds voor elk onderhoudsrapport informatie apart op te zoeken. Bovendien heeft u met software voor het maken van een onderhoudsrapport geen onduidelijkheid meer over wat de laatste versie is.
Voordelen van een onderhoudsrapport
Wat u wél krijgt met software voor het maken van een onderhoudsrapport is meer inzicht, zowel voor uzelf als uw opdrachtgever. Door een onderhoudsrapport of meerjarenonderhoudsplan te maken, ziet u hoe het gebouw en de gebouwdelen van de opdrachtgever erbij staan en kunt u hem adviseren.
Sterker nog: met consistent ingevoerde data kunt u met behulp van een onderhoudsrapport projecten vergelijken. Waarom wordt de luchtverdeler bij dat ene project binnen 10 jaar vervangen en bij het andere project niet? Dat soort inzichten leiden naar voorspelbaar onderhoud, daar leert u zelf ook veel van.
Vooruit kijken met een onderhoudsrapport
Helemaal interessant wordt het als u in het onderhoudsrapport nog andere databronnen gaat koppelen, zoals storingsinformatie. Dan kijkt u niet alleen vooruit, maar ook terug. ‘We zien in het onderhoudsrapport dat die installatie veel storingen heeft. Misschien moeten we de opdrachtgever adviseren deze toch alvast te vervangen?’
Het mooie is, als u opdrachtgevers met behulp van een onderhoudsrapport kunt adviseren, bouwt u ook een andere relatie met ze op. U wordt namelijk een strategische gesprekspartner. Bovendien toont een onderhoudsrapport aan dat u goed werk verricht. De data in uw onderhoudsrapport laat dat immers zien.
Onderhoudsrapport: een constante cashflow creëren
Door een onderhoudsrapport te gebruiken kunt u langere relaties opbouwen met uw opdrachtgevers. Met langlopende contracten weet u aan het begin van het jaar al grotendeels welk werk er het komende jaar aan komt. Dat geeft rust en stabiliteit, want minder pieken en dalen in benodigd personeel. En dat laatste is in deze krappe arbeidsmarkt natuurlijk heel prettig.
Dus wilt u aan de slag met het maken van een onderhoudsrapport? Neem contact met ons op, we helpen graag.